- 2
Служебные письма оформляются на бланках писем, в которые вносятся следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:
? от первого лица единственного числа (прошу);
? от первого лица множественного числа (просим);
? от третьего лица единственного числа (предприятие просит);
? от третьего лица множественного числа (руководство предприятия и трудовой коллектив просят).
В современной коммерческой переписке принято использовать «формулы» вежливого обращения и вежливого заключения до и после текста письма, например:
а) вежливое обращение:
Уважаемый господин директор
Уважаемый господин Иванов И. И.
Уважаемый Борис Петрович
Уважаемые господа
Уважаемые коллеги
б) вежливое заключение:
С уважением
С благодарностью
С надеждой на сотрудничество
С пожеланием успехов
Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы,предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заказы, заявки, претензии и др. При подготовке любого письма необходимо помнить об этических нормах служебной переписки, учитывать особенности языка и стиля служебных документов, знать особенности оформления писем, отправляемыхза рубеж. Для исключения ошибок при работе над текстами служебных писем необходимо использовать специальные справочные пособия, посвященные деловой переписке, в которых, как правило, содержится большое количество образцов служебных писем, отражающих многочисленные ситуации, возникающие при общении с отечественными и зарубежными партнерами.
к следующей