Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), причем для каждого вопроса отдельно. Слова «слушали, выступили, постановили или решили» пишут прописными буквами, от начала левого поля, без знаков препинания (открытая пунктуация).
Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят порядковый номер вопроса повестки дня. Например:
1. СЛУШАЛИ
ВЫСТУПИЛИ
ПОСТАНОВИЛИ
Такая схема протоколирования означает, что слушали, выступали и принимали решения по первому вопросу.
С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Далее ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада или сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого сообщения делается пометка «Доклад прилагается». Наименование должности и место работы не указывают, если докладчик заявлен и поименован в повестке дня. Например:
1. СЛУШАЛИ
В.А. Пастухов – доклад прилагается.
Наименование должности и место работы не пишут, т.к. они указаны в первом пункте повестки дня.
Выступления, вопросы и ответы, прения фиксируют в разделе «ВЫСТУПИЛИ».
С красной строки пишут инициалы и фамилию выступающих (в именительном падеже) с указанием должности, после тире с большой буквы излагается краткое содержание выступления. Повествование можно вести либо от первого лица («Я предлагаю…»), либо от третьего лица («Фролов сказал, что…»), а также безотносительно к лицу говорящего («Учет, регистрация и хранение документов в канцелярии поставлены хорошо …») или в безличной форме («Степановым было представлено…»).
Если выступающим представлен текст выступления, то после тире делается пометка «Текст выступления прилагается».
При протоколировании вопросов слова «вопрос» и «ответ» не пишутся. Записывают инициалы и фамилию выступающего (при необходимости указывают место работы и должность), затем ставят тире, далее пишут вопрос и далее таким же образом оформляется ответ.