Основы делопроизводства

Регистрация и учет поступающих в организацию документов

1. Раздел 1
2. - 2
3. - 3
4. - 4
5. - 5
6. - 6

3.  На основании письма Министерства образования РФ о порядке финансирования профучилищ в 1998 г. организовано совещание директоров профучилищ, на котором дано разъяснение, указанное в данном письме. Поступивший документ снимается с контроля справкой.

4. Документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в канцелярии.

Таким образом, после исполнения документа необходимо занести в регистрационные карточки последние данные, которые включают в себя:

• отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содержание, дату и номер ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе).

Например:

Отправлена справка об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области;

•  указание когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилию руководителя и дату снятия с контроля).

Например:

Председатель комитета Я.Я. Боргено 20.01.2000;

• дату возврата, расписку принявшего документ. Например:

20.01.2000____________________

                           Подпись

• номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении.

Например:

Д № 02-36.

Приведем пример полностью заполненной карточки регистрации поступающих документов:

Оборотная сторона

к предыдущей