В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные – в структурных подразделениях.
Документы регистрируются на карточках (Программа в компьютере предусматривает все данные, имеющиеся на карточке.)
На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным или рукописным способом):
• входящий номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2000 (№ 150 – порядковый номер поступающего документа, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2000 – дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе на документе;
•от кого поступил документ (Кемеровское объединение «Оксид»);
• количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);
• дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2000 №259/10);
• краткое содержание документа. Например: просьба заключить договор на поставку строительных материалов.
После первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений.
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, по географии и т.д. Для визуального различия карточки могут изготавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Использовать их можно следующим образом: входящие – один цвет, отправляемые – другой, внутренние – третий цвет; или: поступающие на имя первого руководителя – один цвет, в структурные подразделения – другой, контрольные – третий, неконтрольные – четвертый, отправляемые – пятый, внутренние – шестой цвет. Запросы к одной таблице
к следующей